Ein überschaubares Pilotprojekt ist wichtiger als viele denken: Es ist ein Riesenschritt für den späteren Rollout im gesamten Unternehmen.
Einfacher Start mit
Power-User:innen
Christoph Gabler-Sahm,
Senior Consultant bei Computacenter
Damit Macs und PCs eine produktive Koexistenz in einer Unternehmensumgebung führen können, kommt es nicht zuletzt auf die Anwender:innen an. Computacenter empfiehlt daher bei jeder Mac-Integration zunächst ausgewählte Power-User:innen als Pilotgruppe mit Macs auszustatten. Die Erfahrung hat gezeigt: Durch deren wertvolles Feedback gelingt die Einführung des Mac ins Unternehmen deutlich schneller und reibungsloser.
Als Power-User:innen eignen sich vor allem diejenigen, die bereits nicht gemanagte Macs nutzen, sich mit der Technik auskennen oder deren Arbeitsumfeld prädestiniert für Apple-Endgeräte ist; also Mitarbeiter:innen in Marketing oder Grafikabteilung, im Vertrieb oder Entwickler:innen. Einzige, aber wichtige Voraussetzung: Die Benutzergruppe lässt sich abgrenzen und hat richtig Lust auf ein solches Pilotprojekt.
„Low hanging fruits“ ernten
Nach der Auswahl der Power-User:innen für das Pilotprojekt analysieren wir zunächst, welche Applikationen notwendig sind, um dieser Benutzergruppe einen Standard-Mac anzubieten. Die Grundidee hinter dieser Vorgehensweise lässt sich einfach erklären: Wir beschäftigen uns erstmal nicht mit irgendwelchen Extras, sondern definieren zunächst ein Setting, das sich möglichst schnell aufsetzen lässt, damit die Power-User:innen gut arbeiten können.
User Experience first
Entwickler:innen benötigen beispielsweise auf jeden Fall eine Entwicklungsumgebung sowie den Zugriff auf Daten, Ressourcen und Kommunikationstools wie E-Mail oder Messenger. Damit einher gehen eine Reihe von Sicherheits- und Compliance-Anforderungen, die unbedingt erfüllt werden müssen. Dank Cloud-Anwendungen haben sie im Pilotprojekt sofort Zugriff auf alle Office-365-Programme wie Outlook, Word, Excel, PowerPoint sowie Teams und SharePoint Online – beispielsweise jedoch (noch) nicht auf das Raumbuchungstool, das Entwickler:innen für ihre tägliche Arbeit auch nicht dringend benötigen.
Als sinnvoller Ansatz hat sich für uns das 80/20-Prinzip durchgesetzt. 80 Prozent aller Applikationen sind sofort verfügbar, die restlichen 20 Prozent – die Spezialanwendungen – werden im zweiten Schritt implementiert. Es ist dabei ratsam, möglichst nah am Apple-Standard zu bleiben, denn im Mittelpunkt steht immer eine möglichst gute User Experience – und die lässt sich mit Macs ziemlich gut gestalten. Bestimmte Apple-Dienste wie AirDrop, Touch ID und Zero Touch Enrollment oder kleine Helferlein wie Rectangle oder der Git Credential Manager gehören für Entwickler:innen genauso zum Benutzererlebnis eines Macs, wie die hohe Leistungsfähigkeit und die Akkulaufzeit.
Automatischer Rollout plus Community-Support
Die Geräteregistrierung mit dem Apple Business Manager vereinfacht die erste Einrichtung des Macs, weil die Mobile-Device Management-Registrierung und -Betreuung während der Aktivierung völlig automatisch abläuft. Denn die Hardware wird bereits vor der Auslieferung an Enduser:innen in den Apple Business Manager eingetragen. Sobald sich Anwender:innen zum ersten Mal anmelden, ‚wissen‘ die Macs, dass sie sich an das Mobile-Device Management des Kunden wenden müssen und beziehen von dort ihre vorgesehenen Konfigurationen, Sicherheitseinstellungen und Apps – der Mac ist also von Anfang an umfassend eingerichtet.
Für den Einstieg ist es ratsam, Power-User:innen eine kurze Dokumentation, die eine kleine Anleitung zur Inbetriebnahme sowie Dos and Don’ts umfasst, an die Hand zu geben. Um anfängliche Fragen zu klären, eignet sich eine wöchentliche Sprechstunde in der Anfangsphase des Pilotprojekts oder ein entsprechender Microsoft-Teams-Kanal. Empfehlenswert ist auch, eine Community einzurichten, die allen Projektbeteiligten die Möglichkeit zum Austausch bietet.
Schneller erfolgreich – zufriedene Anwender:innen
Die Vorteile eines solchen Pilotprojektes mit Power-User:innen liegen auf der Hand: Während eine unternehmensweite Einführung in der Regel mit einem hohen Abstimmungsaufwand und einer sehr umfassenden und langwierigen Planungs- und Konzeptionsphase einher geht, ist ein solches Pilotprojekt auf einen kurzen Zeitraum ausgelegt, beispielsweise drei Monate. Die inkrementelle und agile Arbeitsweise bringt schnelle Resultate, denn der Rahmen ist überschaubar und es ist klar definiert, was zu tun ist. Und dennoch schafft das Pilotprojekt ein belastbares Fundament für die weitere Integration.
Und dann ...
Eine Basis für die unternehmensweite Integration ist damit vorhanden. Natürlich sind für „den großen“ Migrationsschritt noch jede Menge weiterer Aspekte zu beachten und umzusetzen, beispielsweise sind Prozesse für den Hardware-Rollout, Warenkörbe oder den Support festzulegen. Und natürlich sind dann auch sehr viele unterschiedliche Jobprofile und Working Styles zu berücksichtigen. Dennoch bringt ein Pilotprojekt viele Erfahrungswerte hervor, die den späteren unternehmensweiten Rollout der Macs deutlich einfacher, schneller und kosteneffizienter gestalten. Sind die technischen Details erst einmal festgezurrt, ist die Skalierung relativ einfach. Sicherlich verändern sich bei jeder neuen Benutzergruppe ein paar Details, aber der Schritt von 20 auf 1.000 ist deutlich kleiner als von der von 0 auf 20.
